     
Приставы
|
|
АрКаДа-Центр АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Бесплатная консультация: +7 800 511-86-74 |
    |
   
|
|
И. Соколова Документы являются одним из основных средств делового общения. Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благожелательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых результатов. Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ). Правильно организованное делопроизводство – один из факторов делового успеха. Объемы информации в мире каждые 3-5 лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране с каждым годом появляется масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации стали субъектами и объектами передачи информации. <Информация – важнейший товар. «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. В российском документоведении вводится новое понятие – управление документацией. Рассмотрим некоторое представление о данном предмете. Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов: 1.; Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 2.; Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов или административных архивов. 3.; Передача документов на постоянное (государственное) хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 4.; Управление архивами: проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в организации. В отечественном документоведении управление документацией заключается в: -; организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов; -; ведении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов; -; упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов; -; надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов; -; правовом обосновании всех аспектов управления документацией. Данная позиция логична, так как она отражает возможные пути совершенствования делопроизводства в теории и на практике. Управление документацией существенно отличается от делопроизводства и от ДОУ: 1.; Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию. 2.; ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами. По моему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ – обеспечивающую. Суть отличий заключается в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки. Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления – обеспечивает процесс управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Итак, управление документацией есть полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документа – до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении. |