![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
АрКаДа-Центр АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Бесплатная консультация: +7 800 511-86-74 |
![]() ![]() ![]() ![]() |
![]() ![]() ![]() ![]() |
АРХИВНЫЙ АУДИТ ДОКУМЕНТОВ Упорядочение документации зависит от собственников и от их понимания роли архива в деловой деятельности организации и его значение для защиты долгосрочных интересов организаций, её сотрудников и клиентов. Наша фирма проводит архивный аудит и экспертизу документов в целях упорядочения, определения комплексности и всесторонней оценки документов, а также при отборе их для дальнейшего хранения. Основные направления архивного аудита: • инвентаризация документов; • упорядочение документов; • экспертиза ценности документов; • обработка дел личного состава и дел постоянного сроков хранения; • систематизация дел временного хранения; • своевременное и конфиденциальное уничтожение документов после истечения сроков хранения; • переплетные работы; • консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе выполнения работ. Десять этапов к упорядочению документов. I этап – Проведение предварительного архивного аудита: • ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы; • установление критерия существенности - минимизация финансовых и временных затрат. II этап – Инвентаризация – определение объёма (количества дел) и их состава в единицах учета хранения: • отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел и перечнем типовых документов; • отбор дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта на уничтожение. III этап - Отбор дел по срокам хранения и статьям в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»: • отбор дел по срокам хранения документов; • определение срока хранения документов. IV этап - Экспертиза ценностей документов: • просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности; • составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение экспертизы ценностей документов является основанием включения в опись документов для передачи их в архив). V этап – Отбор документов постоянного срока хранения: • полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов, черновики и т.д.); • упорядочение документации (сортировка в хронологическом порядке и полистной нумерацией); • составление внутренней описи; • результат проведенного аудита - составление описи документов постоянного срока хранения в хронологическом порядке. VI этап – Отбор документов длительного срока хранения (свыше 10 лет): • систематизация и унификация архивного описания дел длительного хранения; • результат проведенного аудита - составление описи документов для длительного срока хранения в хронологическом порядке. VII этап – Отбор документов временного срока хранения (до 10 лет): • систематизация и унификация архивного описания дел временного срока хранения; • результат проведенного аудита - составление описи документов временного срока хранения в хронологическом порядке. VIII этап – Систематизация документов личного состава: • приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение); • лицевых счетов по начислению заработной платы; • ведомостей по начислению заработной платы (при отсутствии лицевых счетов); • трудовых договоров (контрактов); • личных дел; • личных карточек (форма Т-2) • результат проведенного аудита - составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке. • Составление исторической справки деятельности организации. IX этап – Отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения и утраченной практической ценностью: • отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения; • составление Акта об уничтожении документов, с истёкшими сроками хранения; • вывоз документов, с истёкшими сроками хранения, для уничтожения на предприятие по переработке макулатуры при соблюдении режима полной конфиденциальности. X этап – Переплёт и оформление документов: • по личному составу; • по бухгалтерскому учету; • постоянного срока хранения. Специалисты нашей компании помогут Вам быстро и качественно: - провести экспертизу ценности Ваших документов; - обработать документы в соответствии с требованиями государственных архивов; - выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения; - передать документы на государственное или депозитарное хранение. Все акты и описи утверждаются в государственном архиве! |