     
Приставы
|
|
АрКаДа-Центр АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Бесплатная консультация: +7 800 511-86-74 |
    |
   
|
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ Для передачи документов на государственное хранение в архив должна быть проведена научно-техническая обработка дел, которая включает: > Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. > Оформление дел. > Составление описей дел. Для организации и проведения работ по определению сроков хранения документов, отбора их для передачи на хранение и уничтожение, в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных pподразделений под представительством одного из руководящих работников организации. Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями. Описи на документы, передающие на государственное хранение, рассматриваются на заседании действующей экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК государственного архива и утверждаются руководителем организации. После утверждения описей организации по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени,соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещен. Уничтожение документов без предварительного утверждения государственным архивом описей документов постоянного хранения и по личному составу, а также нарушение установленных ведомственным перечнем сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают пометки о приеме документов в государственный архив. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера соответствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации. Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Перед передачей документов на государственное хранение представители государственного архива проводят проверку правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силам организации. Вместе с документами передаются описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы. ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива. Историческая справка состоит из разделов: > история фондообразователя > история фонда > характеристика документов фонда. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архив. Историческая справка передается в государственный архив при первой передаче документов организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью. Специалисты нашей компании помогут Вам быстро и качественно: - провести экспертизу ценности Ваших документов; - обработать документы в соответствии с требованиями государственных архивов; - выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения; - передать документы на государственное или депозитарное хранение. Стоимостная оценка и определение объема архивных работ осуществляются в Вашей организации бесплатно! |