     
Приставы
|
|
АрКаДа-Центр АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Бесплатная консультация: +7 800 511-86-74 |
    |
   
|
 АРХИВНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ, ПРИНИМАЕМЫХ В АРХИВ. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или перелет дела - нумерацию листов дела - составление листа-заверителя - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичном оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел. Экспертиза ценности проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе систем общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение). ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Экспертиза ценности документов в организации проводится: - в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив и на государственное хранение. Для организации и проведения работы по ЭЦД, отбору и подготовке к передаче на хранение, создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК создаются приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Основными задачами ЭК являются: - организация и проведение ЭЦД на стадии подготовки и передаче в архив организации; - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение. Основными функциями ЭК являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и внесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ЭЦД осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК организации под методическим руководством архива. При проведении ЭЦД в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. По результатам ЭЦД в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Экспертно-проверочная комиссия государственного архива утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты, описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК государственного архива. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составляется акт. Государственные архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право требовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Специалисты нашей компании помогут Вам быстро и качественно: - провести экспертизу ценности Ваших документов; - обработать документы в соответствии с требованиями государственных архивов; - выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения; - передать документы на государственное или депозитарное хранение. |