Приставы

АрКаДа-Центр                                                                         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                                 Бесплатная консультация: +7 800 511-86-74

РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия: 1. Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации. 2. Положения о структурных подразделениях – для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя, ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений. 3. Должностные инструкции специалистов. 4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т.п. В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления (ДОУ). Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, поскольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30-97 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, ДОУ требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения. На что же следует обратить внимание, что определить при разработке инструкции по делопроизводству в организации: • Какие виды бланков для документов из перечня вводятся в организации: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма. • Состав справочных данных об организации на бланках. • Порядок простановки даты на документах. • Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел. • Примеры бланков документов, их формы. • Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера. • Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации. • Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделений. • При наличии у организации законных прав на размещение герба РФ или герба субъекта Федерации – требования к изготовлению, учету использованию и хранению бланков с гербами. • Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе». • Порядок контроля исполнения документов. • Типовые сроки исполнения документов. • Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска. • Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле. • Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции. • Положение об экспертной комиссии по делопроизводству. • Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (на последнем слове в названии должности). • Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов. • Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи. • Должностная инструкция ответственного за ДОУ и других, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности. • Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и с другими видами ограничения доступа. • Документооборот по важнейшим сквозным документам. • Словарь трудностей при написании документа. • Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки. • Система кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется). • Перечень нерегистрируемых документов. • Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей. • Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).