Приставы

АрКаДа-Центр                                                                         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                                     Бесплатная консультация: +7 800 511-86-74

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные архивы. Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков: - структурного; - хронологического - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного - номинального - корреспондентского - географического - авторского. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы – времени их создания. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее: - деда относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации; - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода; - дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего); - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.