АрКаДа-Центр                                                               (495)768-17-99
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       +7(916)524-77-54



   И. Соколова

Управление документацией - "жизненный" цикл документа»


   Документы являются одним из основных средств делового общения. Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благожелательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых результатов.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ). Правильно организованное делопроизводство – один из факторов делового успеха.
Объемы информации в мире каждые 3-5 лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране с каждым годом появляется масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации стали субъектами и объектами передачи информации.
<Информация – важнейший товар. «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации.
Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.
В российском документоведении вводится новое понятие – управление документацией. Рассмотрим некоторое представление о данном предмете.
Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:
   1.; Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
   2.; Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов или административных архивов.
   3.; Передача документов на постоянное (государственное) хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
   4.; Управление архивами: проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.
Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в организации.
В отечественном документоведении управление документацией заключается в:
   -; организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
   -; ведении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
   -; упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
   -; надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
   -; правовом обосновании всех аспектов управления документацией.
Данная позиция логична, так как она отражает возможные пути совершенствования делопроизводства в теории и на практике.
Управление документацией существенно отличается от делопроизводства и от ДОУ:
   1.; Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию.
   2.; ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.
По моему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ – обеспечивающую. Суть отличий заключается в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки. Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления – обеспечивает процесс управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими.

   Итак, управление документацией есть полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документа – до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.