АрКаДа-Центр                                                               (495)768-17-99
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       +7(916)524-77-54



УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА


Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных определяются архивом организации самостоятельно.
Основными учетными документами в архиве организации являются:
- Книга учета поступления и выбытия документов;
- Список фондов;
- Лист фонда;
- Опись дел;
- Реестр описей;
- Паспорт архивохранилища;
- Опись особо ценных дел;
- Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
- Лист-заверитель дела.
Вспомогательными учетными документами являются книга и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д.
Сведения о каждой единице ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД.
ЭД учитываются в составе архивного фонда организации по описям, единицам учета хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).
Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируются в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива. За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект, а также сопроводительная документация. За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.
Поступление ЭД на архивное хранение учитывается в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.