АрКаДа-Центр                                                               +7.953.186.62.68
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                          +7.916.524.77.54



Профессиональное тестирование на должность секретаря-референта


   Соискатель__________________
   Дата _______________________

    1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?
    а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание
    б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция
    в) обзорно-аналитическая и представительская функция

    2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?
    а) деловая переписка и составление договоров
    б) организация выставок и встреч с клиентами
    в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

    3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?
    а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК
    б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов
    в) высокая грамотность, высокая скорость печати

    4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?
    а) резолюция
    б) устное распоряжение
    в) специального распоряжения не требуется

    5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
    а) справка
    б) служебная записка
    в) акт

    6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
    а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей
    б) не требуется составлять заголовок к тексту письма
    в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

    7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?
    а) "Вас ожидает Иван Иванович"
    б) "Срочно зайдите к Ивану Ивановичу"
    в) "Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу"

    8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
    а) вводная
    б) констатирующая
    в) распорядительная

    9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой "лично"?
    а) вскрывает и не регистрирует
    б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует
    в) не вскрывает и не регистрирует

    10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
    а) WordPad
    б) Notepad
    в) PowerPoint

    11. Выберите правильное утверждение:
    а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом
    б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов
    в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

    12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
    а) правовыми актами
    б) распорядительными документами
    в) другой вариант

    13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
    а) должностная инструкция
    б) положение об отделе
    в) приказ

    14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
    а) "Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)"
    б) "Здравствуйте, с вам говорят из компании N"
    в) "Здравтсвуйте, секретарь NN из компании N"

    15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
    а) семь дней
    б) 10 дней
    в) три дня

    16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
    а) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение - рассмотрение руководителем - исполнение - направление в дело
    б) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение - регистрация - рассмотрение руководителем - исполнение - направление в дело
    в) оформление документа - подписание - регистрация - согласование - утверждение - отправка

    17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
    а) машинописным способом
    б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
    в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

    18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
    а) решение
    б) протокол
    в) распоряжение

    19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?
    а) нет
    б) да
    в) по усмотрению секретаря-референта

    20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
    а) не позднее дня, следующего за выходным
    б) не позднее дня, предшествующего выходному
    в) на усмотрение секретаря-референта

    21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
    а) три листа
    б) пять листов
    в) 10 листов

    22. В письменном обращении слова "господин" и "госпожа":
    а) пишутся полностью
    б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам
    в) всегда сокращаются

    23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
    а) в предложном падеже
    б) в дательном падеже
    в) в родительном падеже

    24. Сколько адресатов может быть на одном документе?
    а) не более трех
    б) не более четырех
    в) не более одного

    25. Что понимается под термином "кворум"?
    а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания
    б) 1/3 членов коллегиального органа
    в) 1/2 членов коллегиального органа

    26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
    а) учет
    б) регистрация
    в) другой

    27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
    а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия
    б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч
    в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

    28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-референт:
    а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами
    б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы
    в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

    29. Какой бланк используется при оформлении протокола?
    а) бланк организации
    б) бланк не используется
    в) бланк строгой отчетности

    30.Что используется при издании совместных приказов?
    а) бланки приказов
    б) стандартные листы бумаги формата А4
    в) общие бланки

    31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?
    а) с декабря текущего года
    б) с 1 января следующего календарного года
    в) каждые полгода текущего года

    32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
    а) наименование организации
    б) справочные данные об организации
    в) регистрационный номер

    33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
    а) ежеквартально
    б) ежемесячно
    в) ежегодно

    34. Какие документы относятся к входящим?
    а) объяснительные записки
    б) служебные письма
    в) должностные инструкции

    35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
    а) двух дней
    б) пяти дней
    в) шести дней

    36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
    а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе "Примечание"
    б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел
    в) поставить в графе "Примечание" отметку "не заведено" и расписаться

    37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
    а) соблюдением этикета
    б) грубым нарушением этикета
    в) допустимым явлением

    38. Как требуется нумеровать страницы документа?
    а) по центру нижнего поля
    б) по центру верхнего поля
    в) в правом верхнем углу любого документа

    39. Что является датой документа для акта?
    а) дата события
    б) дата подписания
    в) дата утверждения

    40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
    а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве
    б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве
    в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании

    41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись:
    а) "копия верна"; должность лица, заверившего копию; личную подпись
    б) "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
    в) "копия верна"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения


       Интерпретация ответов

    26-41 правильный ответ
    Кандидат отлично подготовлен. Он на высоком уровне владеет знаниями о специфике работы секретаря-референта, знает правила работы с документацией. Если эти качества сочетаются с организованностью и аккуратностью, соискатель, скорее всего, будет эффективен на позиции секретаря-референта.

    13-25 правильных ответов
    Кандидат правильно ответил на значительную часть вопросов. Однако без дополнительной подготовки он не сможет быть высокоэффективным в своей работе. Если вы пригласите кандидата на работу, ему потребуется опытный наставник. Рекомендуется также направить кандидата на краткосрочное обучение.

    1-12 правильных ответов
    Неудовлетворительный результат. Кандидат не знает специфики работы секретаря-референта, практические вопросы вызывают у него затруднения. Принимать его на работу не рекомендуется. Посоветуйте соискателю лучше подготовиться, изучить специальную литературу, пройти обучение на курсах.

?       Ключ к профессиональному тесту на должность секретаря-референта