АрКаДа-Центр                                                               (495)768-17-99
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       +7(916)524-77-54



СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ


Для обеспечения комплектования архива организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного , временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Опись составляется отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела по описи
- индекс дела
- заголовок дела
- даты дела
- количество листов в деле
- срок хранения дела.
При составлении описи структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером
- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дел обозначаются словами «ТО же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
- графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы по личному составу
- списки личного состава
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел)
- личные дела
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)
- невостребованные трудовые книжки
- акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующихся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации , передающей документы на государственное хранение, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с государственным архивом и утверждению с руководителем организации.
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел и утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел за этот период государственным архивом.