АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                          


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57



ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ


Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящихся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
- установление физического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
- выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене лица, ответственного за архив;
- при реорганизации или ликвидации организации.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.
По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившим проверку работником с указанием его должности.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
Дела причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. Указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.