АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57




КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ



Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:
• по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях);
• по содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.);
• по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т.п.);
• по видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные);
• по степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, водном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам – обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные простым документом);
• по месту составлении (внешние по отношению к организации – входящие и исходящие, т.е.е или направляемые за пределы организации, или поступающие извне организации, и внутренние);
• по срокам исполнения (срочные и несрочные);
• по сфере действия (служебные или деловые, и официально-личные, т.е. именные, поступающие с указанием конкретного лица);
• по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные);
• по юридической силе (подлинники, т.е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати.
Отпуск в данном случае – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск – это второй оригинал. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска, очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой такими документами, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов: оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия – всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск.


• по степени полноты представленной информации (полные и выписки, т.е. копии части документа);
• по срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.