АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                           


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57



ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА


Использование архивных документов – применение информации архивных документов культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
Основными формами использования документов архива являются:
- Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
- Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
- Использование документов в средствах массовой информации;
- Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
- Выдача документов во временное пользование.
Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности, к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и напрвляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.