АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57



ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ


Для передачи документов на государственное ранение в архив должна быть проведена научно-техническая обработка дел, которая включает:
- Проведение экспертизы научной и практической ценности документов
- Оформление дел
- Составление описей дел
Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение и установление сроков хранения.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под представительством одного из руководящих работников организации.
Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
Описи на документы, передающие на государственное хранение, рассматриваются на заседании действующей экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК государственного архива и утверждаются руководителем организации. После утверждения описей организации по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещен. Уничтожение документов без предварительного утверждения государственным архивом описей документов постоянного хранения и по личному составу, а также нарушение установленных ведомственным перечнем сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера соответствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
Перед передачей документов на государственное хранение представители государственного архива проводят проверку правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силам организации Вместе с документами передаются описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.