АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57



УЧЕТ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ДЕПОЗИТАРНОМ ХРАНЕНИИ


Дела и документы, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.
В книге учета поступления и выбытия документов указываются номер и дата акта приема-передачи дел, собственник документов и срок действия соглашения.
В списке фонда к номеру фонда добавляется индекс «Д», который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел, в графе «Примечание» списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.
При учете выбытия документов:
- Если фонд выбыл полностью в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, т номер его не может быть присвоен другому фонду;
- Если собственнику возвращены документы, полностью составляющие депозитарную часть фонда, в связи с истечением срока их хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается, в графу «Примечание» списка фондов вносятся соответствующие сведения.
Количество фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении указывается отдельной строкой в итоговых записях книги учета поступлений документов и в списке фондов.
В листе фонда при наличии в фонде документов депозитарного хранения количество их по фонду в целом указывается через дробь, например, 200/80Д.