АрКаДа-Центр                                                               +7.953.186.62.68
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                           +7.916.524.77.54



   И. Соколова

Где и как хранить документы


   На семинарах мне все чаще задают вопросы: где и как хранить документы, образующиеся в ходе деятельности организации; нужно ли создавать специальные архивы; какими нормативными документами при этом руководствоваться; каким требованиям должно отвечать помещение?
   Приведу ответы на эти и подобные вопросы слушателей моих семинаров.
   Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные основы не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.
   Положение об Архивном фонде Российской Федерации (АФ РФ), утвержденное указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 (в ред. от 01.12.98), закрепляет за Росархивом функции межотраслевого организационно-методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве; координации деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и унифицированных систем документации, а также определяет порядок хранения и использования документов АФ РФ.
   Положение «О федеральной архивной службе России» (утверждено Постановлением правительства РФ от 28.12.1998 г. № 1562) в свою очередь определяет задачи Федеральной архивной службы (ФАС) России в деле организации, формирования, сохранности, учета и использования АФ РФ, а также структуру ФАС.
   Системообразующим актом в области информации и документации является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. № 24-ФЗ. Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.
   Важными источниками являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.
   Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года. На базе ГСДОУ была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления, а также термины и понятия, применяемые в делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий определяются ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования», в котором устанавливаются требования к хранению и работе с документами длительного хранения, в том числе и к помещениям для хранения документов.
   В свою очередь, Основные правила работы архивов являются главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. Правила опираются на современную правовую базу деятельности государственных архивов, учитывают различные формы собственности на архивные документы, влияющие на организацию работы с ними. Их требования рассчитаны на государственные и ведомственные архивы с различным объемом и составом документов. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот норматив включены требования к номенклатурам дел. Правила закрепляют общие принципы формирования дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности, описания документов; порядок и методику подготовки дел к передаче, как в ведомственный, так и в государственный архивы.
   Нормативными документами, закрепляющими сроки хранения, являются различные Перечни документов со сроками хранения, для организаций как государственной, так и негосударственной формы собственности.
   Положения об ЭК (ЦЭК) устанавливают порядок проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение. Примерное положение об архиве учреждений регламентирует порядок хранения и комплектования документами ведомственного архива, ответственность за их сохранность, порядок учета и использования.

   В начале третьего тысячелетия архивы являются главным звеном преемственности исторического времени, фиксирующим эволюцию общественных процессов.
   Архивы сегодня как никогда привлекают исследователей, вознаграждая их стремление ко все более глубокому проникновению в былое удивительными находками.
   Слово «архив» в переводе с греческого означает «дворец правителя», «присутственное место». Но мы, этим словом, обозначаем хранилище документов.
   В историческом исследовании невозможно обойтись без изучения документов, поэтому задача их сохранения является очень важной.
   Начиная свою жизнь в организации, учреждении или предприятии документы завершают ее в архиве, который является окончательным местом их хранения. Как в делопроизводстве спланирована система хранения документов, зависит и его архивное хранение, и трудоемкость организации архива, и полнота сохранности документов.
   Каким образом в вашей организации будут храниться документы, Вы можете решить самостоятельно. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Однако, документы, образующиеся в деятельности организации ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации. Таким образом, в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении.
   Принятие решение о создании архива организации, как структуре подразделения, зависит от объема документооборота организации.
   Если вы приняли решение создать архив, как самостоятельное подразделение организации, то порядок работы должен определяться специальным локальным актом «Положение об архиве организации». В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, функции и основные задачи, права архива, состав документов архива, ответственность лиц, возглавляющих архив организации.
   Так как документы, находящиеся в архиве, могут использоваться в процессе деятельности организации, поэтому необходимо создать «Регламент выдачи документов из архива» по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в «Книге выдачи дел». Необходимо также составить должностные инструкции сотрудников архива организации.
   Помещение для хранения документов вашей организации должны соответствовать определенным требованиям, перечисленным в ГОСТе 7.50-2002. То есть это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрации.
   Архив организации можно расположить в приспособленном помещении только после экспертизы. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям, как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие в помещении вентиляционных и отопительных систем, должны быть оформлены специальным актом.

   Подготовка дел для передачи в архив организации делится на основные стадии:
    - формирование дел;
    - оформление дел;
   -; экспертиза ценности документов.
   Формирование дел начинается с начала года на текущий календарный год (за исключением дел, которые содержат документы, не завершенные в течение года) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
   Документы формируются в дела в соответствии со сроками хранения. Документы, имеющий долговременный – более 10 лет – срок хранения в дальнейшем подлежат архивной обработке и передаче их на государственное хранение. К таким документам относятся:
    - трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
    - договоры подряда;
    - книга учета, приема, перемещения работников;
    - приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, премирование);
    - штатное расписание;
    - личные карточки (ф.Т-2) сотрудников;
    - личные дела сотрудников;
    - списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
    - табели и наряды работников вредных профессий;
    - акты о несчастных случаях на производстве;
    - лицевые счета работников или расчетно - платежные ведомости по заработной плате.
При проведении экспертизы ценности документов выделяются дела с истекшими сроками хранения к уничтожению и подлежащих передаче на государственное хранение.

   Документы, находящиеся в россыпи, формируются в дела и подлежат полному оформлению: подшивка или переплет дела, нумерация листов, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи документов, оформление обложки дела.
   В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

   К сожалению, попадая в государственный архив, документы находятся в различном, зачастую неупорядоченном состоянии, что значительно снижает их информативную ценность и возможность полноценного использования.
В этом случае сотрудники архива, вынуждены начинать работу по подготовке дел для дальнейшего хранения с проведения экспертизы их ценности, заново формировать дела и разрабатывать или усовершенствовать уже имеющийся научно-справочный аппарат.
Эти факторы играют определяющую роль в стремлении государственных архивов к первоначальной правильной постановке, организации и ведении делопроизводства, а также упорядочению текущего хранения документов в организациях.