АРКАДА-ПРОФ                                                               +7
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57



   И. Соколова

Автоматизация делопроизводства в 70-80-е годы (часть 2)

   Система документационного обеспечения

   Система документационного обеспечения (СДО) – принципиально новый для документоведения подход к рационализации и анализу документации:
   -; появляются новые исследования – машинные носители и машинная обработка информации;
   -; изменяется содержательное наполнение объекта исследования за счет расширения состава традиционных документов и включения машинных носителей;
   -; создаются новые организационные формы управления документацией с централизацией ответственности за весь документационный массив в пределах организации.
   Актуальной задачей документоведения в 80-е годы было определение принципиального содержания концепции системы документационного обеспечения, автоматизации работ с документами, что способствовало повышению эффективности управленческой деятельности и сокращению объемов документации.
   В процессе разработки Типовой системы документационного обеспечения (ТСДО), принятой 28 апреля 1977 г. постановлением № 191 Госкомитетом СССР по науке и технике, основным направлением было создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате министерства или ведомства положений единой системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на унифицированные системы документации и других нормативно-методических документов. На первом этапе ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме основных функций аппарата управления по работе с документами: подготовка и оформление документов; учет и регистрация документов; передача, хранение и поиск документов; контроль исполнения документов.
   Также предусматривалось автоматизировать процессы передачи информации внутри организации и включить ведомственный архив в автоматизированную справочно-информационную систему. ТСДО была ориентирована на применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе локальных сетей или индивидуальных рабочих мест. В качестве нормативно-методической базы ТСДО опиралась на положения ЕГСД, государственные стандарты.
   В 1985 году был закончен техно-рабочий проект первой очереди системы и началось его опытное внедрение в базовых организациях.
   Существуют четыре основных компонента СДО:
   1.; Организационно-правовое обеспечение
   2.; Документальная база
   3.; Автоматизированная технология подготовки документов
   4.; Технология обработки документов средствами оргтехники

   Организационно-правовое обеспечение заключалось в регламентировании функций и прав подразделений и должностных лиц по отношению к средствам системы и создании правового обоснования работы с документами. Создавались научно-обоснованные положения о структурных подразделениях, должностные инструкции всех категорий пользователей системы. Предполагалось создание специальной подсистемы правового обеспечения – «Законодательство». Таким образом, разработчики системы пытались решить проблему повышения правовой культуры деятельности аппарата управления и обоснованности принимаемых им решений.
   На основе принципов унификации, стандартизации, применения методов моделирования технологических процессов обработки документации в центральном аппарате, разработчики определили основное ядро единой документационной базы:
   -; примерный табель форм документов по типовым управленческим функциям и типовым структурным подразделениям центрального аппарата министерства (ведомства);
   -; методические указания по разработке, внедрению и ведению табеля форм документов;
   -; альбом унифицированных форм распорядительных документов;
   -; схема построения номенклатуры дел центрального аппарата министерств (ведомств).
   Документационная база обеспечивала упорядочение состава видов и форм документов, систематизацию их по функциям и уровням управления, достижение системности в документировании и в работе по унификации форм документов. Выделение новых видов регламентирующих документов заслуживает безусловного одобрения: табель документов и альбом унифицированных форм документов с успехом применяются в современной практике.
   Компоненты системы «Автоматизированная технология подготовки документов» и «Технология обработки документов средствами оргтехники», охватывающие технические стороны проекта ТСДО, менее интересны с точки зрения современных информационных технологий. Разработчики ориентировались на применение вычислительных сетей и архитектуры технических средств ТСДО типа «клиент-сервер», включающую в качестве основного вычислительного звена большую ЭВМ и работающие в сети с ней терминальные устройства на рабочих местах служащих.
   Работы по ТСДО продолжались до 1990 г. За это время ТСДО прошла опытную эксплуатацию в семи организациях (Госарбитраж СССР, Минстанкопром СССР, Торгово-Промышленная палата, Исполком Ереванского горсовета и др.) и была доработана в соответствии с полученными опытными данными. 30 сентября 1990 г. Межведомственная комиссия приняла решение «рекомендовать ТСДО для промышленной эксплуатации в министерствах, ведомствах, местных Советах народных депутатов». Однако после приемки ТСДО все работы были прекращены.
   В целом методологически ТСДО явилось значительным шагом вперед в решении вопросов автоматизации документационного обеспечения управления. В то же время, ее проектирование показало, что выдвигаемые цели должны опираться на соответствующие технологии и технику, в противном случае передовые решения остались не реализованными.
   Таким образом, оценивая первый период автоматизации ДОУ, всего за два десятилетия отечественное документоведение преодолело путь от локальной рационализации отдельных рабочих мест до создания проектов больших документальных систем на базе современной техники. Однако их практическое внедрение сдерживалось недостатком в организациях компьютерной техники на уровне лучших западных образцов и новых информационных технологий, получивших к этому времени распространение на Западе.