АРКАДА-ПРОФ                                                               +7(495)768-17-99
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       +7(916)524-77-54



   И. Соколова

Автоматизация делопроизводства в 70-80-е годы (часть 1)

   Развитие ЭВМ

   Автоматизация делопроизводства и документационного обеспечения управления (ДОУ) имеет более чем тридцатилетнюю историю.
Первый этап автоматизации ДОУ был связан с применением больших ЭВМ типа ЕС и созданием общегосударственной автоматизированной системы управления (АСУ).
Отраслевые АСУ включали в себя отдельные задачи документационного обеспечения управления: бухучет, статистика, кадры. В АСУ действовали подсистемы регистрации документов, контроля исполнения документов, учет жалоб граждан. Обработка информации АСУ производилась на специально организованных вычислительных центрах, зачастую удаленных от аппарата управления, что приводило к осложнениям в работе аппарата управления. Особенно трудоемкой была операция ввода информации в память ЭВМ.
Характерной чертой процесса внедрения АСУ было сохранение действующих делопроизводственных подразделений и создание их аналогов в составе вычислительных центров. В учреждениях существовали три параллельных информационных потока:
- делопроизводственный - в канцелярии;
- «автоматизированный» на распечатках в вычислительном центре;
- смешанный – в функциональных подразделениях.
Для управления документопотоков такая структура была очень сложной. В связи с этим, подобные системы применялись только в крупных министерствах и ведомствах, которые имели возможность бюджетного финансирования этого дорогостоящего дела.
Тем не менее, на начало 80-х годов в стране действовало более 4370 автоматизированных систем, из них 2700 систем было создано для управления предприятиями, объединениями, министерствами и ведомствами. 240 отраслевых АСУ функционировали во всех союзных и примерно в трети республиканских министерств.
Внедрение частичной автоматизации не несло пользы для делопроизводственного персонала, а наоборот, возрос объем документации, циркулирующей в аппарате управления, что заставило ученых и специалистов задуматься над проблемами эффективности управленческого труда, оптимизации управленческих процедур обработки информации, унификации и стандартизации документов, над вопросами теории и практики применения машиночитаемого документа.
В начале 80-х годов при распространении терминальных устройств ЭВМ (автоматизированных рабочих мест) появилась возможность учреждениям перейти к созданию специальных автоматизированных систем документационного обеспечения управления.
Одна из лучших полифункциональных автоматизированных систем обработки организационно-распорядительной документации (АСОД) была разработана специалистами научно-исследовательского института «Информэлектро» и ГИВЦ для центрального аппарата Минэлектротехпрома СССР. Центральным звеном комплекса технических средств была мини-ЭВМ ЭКЛИПС С/330. Благодаря компактности ЭВМ, основные технические средства были расположены непосредственно в здании министерства. Терминальными устройствами АСОД служили дисплеи с клавиатурой в узлах обработки документов (секретариатах и т.п.). Отличительной особенностью АСОД было то, что система работала в режиме реального времени с использованием передового метода типа «меню» и могла в идеале одновременно обслуживать 256 пользователей.
Одним из общих направлений работы в 80-е годы стало создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) – совокупность технических, программных средств, информационного и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач.
С появлением в 1980–е годы первых персональных компьютеров, разработка АРМ различных уровней управления (АРМ руководителя, АРМ бухгалтера, АРМ секретаря и т.д.) стала необходимым элементом информационной технологии. На первом этапе автоматизации создавалась совокупность автономных АРМ, не связанных друг с другом. В дальнейшем они объединялись в сети, что позволяло использовать все информационные ресурсы в пределах системы.
При массовом развитии автоматизированных информационных систем отечественное документоведение начинает активно объединяться с документалистикой, - научной дисциплиной, представляющей прикладную часть кибернетики и изучающую управление большими динамическими документальными системами, где информация обращается в виде документов.
Активное внедрение вычислительной техники в обработку управленческой документации привело к изменениям в документальной среде, т.к. появились принципиально новые носители и способы записи, чтения, поиска, хранения документированной информации. Одним из ее первых результатов стало возникновение нового в документоведении термина – документационное обеспечение управления.
В 1980-е гг. главенствующее место занимает развитие микроэлектроники, появление доступных обычному пользователю микро-ЭВМ, а также создание вычислительных сетей различного типа, что привело к развитию систем коллективного пользования, связанных между собой системами обмена данных, и к внедрению различных типов устройств микроэлектроники непосредственно в управленческие процессы.
Рост технических возможностей, масштабы и значение информационной деятельности, как в СССР, так и в зарубежных странах, привели к использованию принципиально новых информационных технологий, в том числе для документационного обеспечения управленческой деятельности. Появилась возможность создания так называемого «безбумажного офиса».
Научно-технический прогресс позволил реально подойти к проектированию автоматизированной системы, которая была использована в организации документирования и всех последующих процедур обработки документов, исключающей дублирование и излишнее документирование, обеспечивающей поиск информации и сокращающей хранящиеся массивы. С ее помощью можно было построить единый информационный массив, включающий в себя как традиционные бумажные документы, так и машиночитаемые. Такая система получила название системы документационного обеспечения (СДО).