АрКаДа-Центр                                                               (495)768-17-99
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       +7(916)524-77-54



                      АРХИВНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

                ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ, ПРИНИМАЕМЫХ В АРХИВ.



   Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или другими структурными подразделениями, в обязанности
   которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от
   сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
    (свыше 10 лет хранения) и по личному составу.
    Полное оформление дел предусматривает:
    - подшивку или перелет дела
    - нумерацию листов дела
    - составление листа-заверителя
    - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов
    - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичном оформлению: допускается не проводить систематизацию
   документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

    Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
   хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
    Экспертиза ценности документов проводится на основе:
    - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению
   управления;
    - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
    Экспертиза ценности проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях
    (применяется в комплексе систем общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность
   документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

    ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

    Экспертиза ценности документов в организации проводится:
    - в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив и
   на государственное хранение.
    Для организации и проведения работы по ЭЦД, отбору и подготовке к передаче на хранение, создается экспертная комиссия (ЭК).
    ЭК создаются приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех
   человек.
    Основными задачами ЭК являются:
    - организация и проведение ЭЦД на стадии подготовки и передаче в архив организации;
    - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

    Основными функциями ЭК являются:
    - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
    - рассмотрение и внесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива
   проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному
   составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

    ЭЦД осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК организации под методическим
   руководством архива.
    При проведении ЭЦД в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в
   архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к
   уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество
   и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
    Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.
   Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
    Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

    ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

    По результатам ЭЦД в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
   составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
    Экспертно-проверочная комиссия государственного архива утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел
   по личному составу.
    Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.
    Одобренные ЭК акты, описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК государственного архива.
   После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
    Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составляется акт.
    Государственные архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право требовать включить
   в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

    Специалисты нашей компании помогут Вам быстро и качественно:
    - провести экспертизу ценности Ваших документов;
    - обработать документы в соответствии с требованиями государственных архивов;
    - выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
    - передать документы на государственное или депозитарное хранение.

   
Все акты и описи утверждаются в государственном архиве!