АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       


         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57




РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия:
1. Копия Устава организации – для точного исполнения реквизитов с наименованием и справочными данными по собственной организации.
2. Положения о структурных подразделениях – для прямого направления документов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя, ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений.
3. Должностные инструкции специалистов.
4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т.п.

В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления (ДОУ). Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, поскольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30-97 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, ДОУ требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.
На что же следует обратить внимание, что определить при разработке инструкции по делопроизводству в организации:
• Какие виды бланков для документов из перечня вводятся в организации: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.
• Состав справочных данных об организации на бланках.
• Порядок простановки даты на документах.
• Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.
• Примеры бланков документов, их формы.
• Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера.
• Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.
• Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделений.
• При наличии у организации законных прав на размещение герба РФ или герба субъекта Федерации – требования к изготовлению, учету использованию и хранению бланков с гербами.
• Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе».
• Порядок контроля исполнения документов.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска.
• Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.
• Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции.
• Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.
• Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (на последнем слове в названии должности).
• Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.
• Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи.
• Должностная инструкция ответственного за ДОУ и других, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.
• Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и с другими видами ограничения доступа.
• Документооборот по важнейшим сквозным документам.
• Словарь трудностей при написании документа.
• Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.
• Система кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).
• Перечень нерегистрируемых документов.
• Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей.
• Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).