АрКаДа-Центр                                                               (495)768-17-99
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       +7(916)524-77-54




ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ



Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области, но только все вместе могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.
Своевременность получения и достаточность информации – залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.
Объемы информации в мире каждые 3-5 лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране ежегодно появляется масса новых организация, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации. Информация – важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получит своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время, сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют «информационным».
Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком и проблемам информации подтверждается законодательными актами, высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники.
О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт: Правительство Москвы в 1993 г. приняло постановлением «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов – за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов – за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).
Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ (Положение об архивном фонде РФ и о Государственной архивной службе, утвержденные Указом Президента).
Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).
Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления (ДОУ) требует внимания руководителя и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и в этом смысле обязан уделять внимание ДОУ, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.
В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги в первую очередь своих интересов, остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию, соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлом веке, не включают обычно упоминания о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же доверенности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами фирм – участников сделки – полноценного коммерческого соглашения.