АрКаДа-Центр                                                               +7.953.186.62.68
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                           +7.916.524.77.54



                 АРХИВНЫЙ АУДИТ ДОКУМЕНТОВ

                 Упорядочение документации зависит от собственников и от их понимания
                 роли архива в деловой деятельности организации и его значение для защиты
                 долгосрочных интересов организаций, её сотрудников и клиентов.
                 Наша фирма проводит архивный аудит и экспертизу документов в целях
                 упорядочения, определения комплексности и всесторонней оценки
                 документов, а также при отборе их для дальнейшего хранения.

                 Основные направления архивного аудита:
                 • инвентаризация документов;
                 • упорядочение документов;
                 • экспертиза ценности документов;
                 • обработка дел личного состава и дел постоянного сроков хранения;
                 • систематизация дел временного хранения;
                 • своевременное и конфиденциальное уничтожение документов после
                 истечения сроков хранения;
                 • переплетные работы;
                 • консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе
                 выполнения работ.

                 Десять этапов к упорядочению документов.
                  I этап – Проведение предварительного архивного аудита:
                 • ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;
                 • установление критерия существенности - минимизация финансовых
                 и временных затрат.
                  II этап – Инвентаризация – определение объёма (количества дел) и их
                 состава в единицах учета хранения:

                 • отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел
                 и перечнем типовых документов;
                 • отбор дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии с
                 одновременным составлением акта на уничтожение.
                  III этап - Отбор дел по срокам хранения и статьям в соответствии
                 с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
                 деятельности организаций, с указанием сроков хранения»:

                 • отбор дел по срокам хранения документов;
                 • определение срока хранения документов.
                  IV этап - Экспертиза ценностей документов:
                 • просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения
                 и практической целесообразности;
                 • составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение
                 экспертизы ценностей документов является основанием включения в опись
                 документов для передачи их в архив).
                  V этап – Отбор документов постоянного срока хранения:
                 • полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов,
                 черновики и т.д.);
                 • упорядочение документации (сортировка в хронологическом порядке
                 и полистной нумерацией);
                 • составление внутренней описи;
                 • результат проведенного аудита - составление описи документов
                 постоянного срока хранения в хронологическом порядке.
                  VI этап – Отбор документов длительного срока хранения (свыше 10
                  лет):

                 • систематизация и унификация архивного описания дел длительного
                 хранения;
                 • результат проведенного аудита - составление описи документов для
                 длительного срока хранения в хронологическом порядке.
                  VII этап – Отбор документов временного срока хранения (до 10 лет):
                 • систематизация и унификация архивного описания дел временного
                 срока хранения;
                 • результат проведенного аудита - составление описи документов
                 временного срока хранения в хронологическом порядке.
                  VIII этап – Систематизация документов личного состава:
                 • приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
                 • лицевых счетов по начислению заработной платы;
                 • ведомостей по начислению заработной платы (при отсутствии
                 лицевых счетов);
                 • трудовых договоров (контрактов);
                 • личных дел;
                 • личных карточек (форма Т-2)
                 • результат проведенного аудита - составление описи документов по
                 личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.
                 • Составление исторической справки деятельности организации.
                  IX этап – Отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками
                 хранения и утраченной практической ценностью:

                 • отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;
                 • составление Акта об уничтожении документов, с истёкшими сроками
                 хранения;
                 • вывоз документов, с истёкшими сроками хранения, для уничтожения
                 на предприятие по переработке макулатуры при соблюдении режима
                 полной конфиденциальности.
                  X этап – Переплёт и оформление документов:
                 • по личному составу;
                 • по бухгалтерскому учету;
                 • постоянного срока хранения.


                 Специалисты нашей компании помогут Вам быстро и качественно:
                 - провести экспертизу ценности Ваших документов;
                 - обработать документы в соответствии с требованиями
                 государственных архивов;
                 - выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
                 - передать документы на государственное или депозитарное хранение.

                 Все акты и описи утверждаются в государственном архиве!